Mis Tutoriales

Introducción

Todos los días perdemos mucho tiempo y esfuerzo por no llevar las reuniones de la manera ordena y bien definidas.

De manera sencilla y resumida, para que te salgan excelentes tus reuniones con clientes, proveedores, personal y hasta con la familia tienes que; primer paso, planificar la reunión y segundo saber manejarla. Se dice fácil sin embargo habrá que tomar en cuenta lo siguiente.


Uso de las juntas efectivas

Una herramienta vital para la administración de proyectos estriba en contar con un método definido para efectuar juntas. Este método estandarizará el proceso de llevar a cabo juntas, minimizará el desperdicio y promoverá la ejecución efectiva de tareas críticas.

Existen múltiples beneficios al llevar a cabo juntas efectivas tales como mantener al equipo en el camino adecuado y reducir tiempos y esfuerzos. Está comprobado que al llevar a cabo juntas efectivas se incrementa la probabilidad de éxito de los proyectos.

Esta herramienta provee de un registro histórico de la junta, las decisiones que en ella se tomaron, los resultados, las tareas asignadas, los responsables y los siguientes pasos a tomar.


Elaboración de una junta efectiva

1.Elabore una agenda.
Se deberá elaborar una agenda para cada junta. La agenda debe incluir los temas a discutir, el tiempo que se destinará a cada tema y la persona responsable de cada tema.

2.Seleccione a un moderador.
El moderador será responsable de mantener la junta enfocada en los temas propuestos y que se avance en el desarrollo de los mismos. El líder del grupo puede ser el moderador o bien los miembros del equipo rotarán esta responsabilidad entre los miembros en cada sesión.

3.Establezca un compromiso para la participación y la comunicación.
El moderador deberá de tratar de motivar a los participantes a participar y facilitar la comunicación resumiendo y/o sintetizando las ideas y presentando conclusiones, regulando las participaciones de todos en orden e interviniendo si la discusión se sale de tema.

4.Tómese el tiempo para hacer notas.
Se deberán tomar notas de los temas principales y los puntos clave que serán discutidos en la junta.

5.Evalúe la junta.
Siempre haga una revisión con los participantes para evaluar la junta, para considerar factores que puedan mejorar las próximas.

6.Elabore un reporte de la junta.
Elabore un reporte de acuerdo al formato que se presenta en el numeral. Al terminar la junta distribuya el formato debidamente llenado a los participantes. De ser posible distribuya el reporte antes de que termine el día en que se llevó a cabo la junta

Puntos clave para organizar una junta


1. El tiempo: La junta nunca debe durar más del tiempo programado. Si la junta debe terminar con una acción o decisión entonces habrá informar a los participantes que esta se prolongará hasta haber tomado alguna decisión. El personal deberá estar informado del trabajo y tiempo que implica la junta para evitar prisas.

2. El propósito de la junta: En negocios, las juntas tienen tres propósitos: la comunicación, administración y decisión. Cualquier otro elemento es pérdida de tiempo.

3. La critica: La crítica es nociva para la moral de los miembros del grupo y debe ser evitada en público. Todos somos parte del mismo equipo.

4. Programación de las juntas: No convoque a juntas en horas fuera de horario de trabajo salvo que sea una emergencia. Esta acción desmoraliza en el sentido de evitar que los miembros del grupo tengan tiempo para su vida personal.

5. La manipulación: No use el grupo como un medio de cohesión ni presión ara lograr fines.

6. El mejor modelo: Es la Democracia, no la monarquía, es decir evite que las juntas sean monopolizadas.

7. Nunca debe: Mezclar lo personal y lo laboral ya que la excesiva socialización, provoca que algunas personas se sientan fuera de la jugada.

8. La importancia de agendar: Prepare una agenda y mándela antes de la junta. Esto es eficiente y práctico, y enfoca la junta, es importante que la agenda indique la participación/tareas de los asistentes, con anticipación.

9. Elimine las juntas regulares: Si su propósito ya no es necesario, evite la burocracia.


Recomendaciones en la organización de una junta

• Explica el propósito de la reunión. De ser necesario determine las normas del desarrollo de la reunión y posibles responsables.
• Asistencia. No se aceptan llegadas tarde ni interrupciones.
• Presentación de cada punto del orden del día, asignando tiempos para ellos.
• Inicio. Invitación a expresar opiniones; oportunidad de hablar a todas las personas.
• Controlar la discusión. si piensa que se está desviando de su objetivo y se está perdiendo tiempo, hay que interrumpir. Mantenga siempre la cohesión del grupo.
• Muchas opiniones y se empieza a complicar, hay que hacer un resumen para aclarar lo que se ha entendido.
• Respetar las normas de tiempo.
• Después de discutir, lo siguiente es hacer un resumen de las decisiones que se tomaron y sus conclusiones.
• Trabajo con agenda en mano, no se permiten las agendas ocultas.
• Separa y resuelve aparte y con los casos difíciles.
• Fin de la reunión. Resumen de todo lo que se hizo. Asigna las responsabilidades correspondientes y fija una fecha límite para su cumplimiento.
• Fija el objetivo y fecha de la siguiente reunión.

• Ausentismo
• No existe agenda previa
• Definición de objetivos claros
• Seguimiento en acuerdos, propuestas
• Percepción ambigua de los grupos por no tener las reglas del juego claras
• Tiempo de las juntas (concretas y sujetas a los objetivos)

• Cambiar los comentarios de un participante.
• Decir a un participante que está mal.
• Decir a los demás lo que deben hacer.
• Hacer preguntas dirigidas, diga: «Qué sucedería si...» o «Cuál fue su experiencia...?, en vez de: «No cree Ud. que...?»
• Hablar rápido y enredado
• No se puede discutir, mucho menos ridiculizar a nadie.
• Tomar partido.
• Tratar de ser chistoso.
• Presentarse como el experto o la autoridad.
• Dejar que alguien monopolice la discusión, incluyéndote.
• Hablar más de lo necesario al presentar un problema.
• No puedes permitir conversaciones fuera de la junta.
• Las preguntas de los participantes hay que devolverlas al grupo.

• Entregar copias de las conclusiones de la reunión a quienes asistieron como a las personas que necesitan la información.
• Revisa de vez en vez el progreso de la ejecución de lo acordado durante la reunión. En términos de desempeño y calidad de operación
• Ahora, para hacer una minuta de la reunión debes desarrollar una descripción breve de las actividades y acuerdos, lo más fiel posible, incluye los nombres de las personas encargadas el tiempo en que se ejecutará y la forma de evaluación.
• Para referencia, revisa nuevamente las reglas de comunicación. Material de las primeras sesiones.